Vereinsfuehrung
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Sitzungen & Versammlungen

Können in der Zeit vom 23.08. bis zum 17.09.2021 Mitgliederversammlungen Vorstands-, Gremiensitzungen und andere Vereinsveranstaltungen stattfinden?

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Können Entscheidungen des Vorstandes oder anderer Gremien auch außerhalb von Versammlungen bzw. Sitzungen getroffen werden, z. B. in Telefon- oder Videokonferenzen?

Muss der Vorstand wichtige und unaufschiebbare Beschlüsse fassen, könnte darüber nachgedacht werden, diese außerhalb von Versammlungen zum Beispiel schriftlich, per E-Mail oder Telefonkonferenz zu fassen. Allerdings sieht das Gesetz vor, dass die Beschlüsse des Vorstands nur in einer Versammlung gefasst werden können. Sollen Beschlüsse außerhalb von Versammlungen gefasst werden können, bedarf es hierfür grundsätzlich einer Satzungsgrundlage.  Außerhalb von Versammlungen können Beschlüsse nach dem Gesetz nur dann gefasst werden, wenn alle Beteiligten ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären (vgl. §§ 32 Abs. 1, 28 BGB). Wenn alle Mitglieder des Gremiums zustimmen, ist die Abstimmungsform nicht auf die Schriftform beschränkt, sondern dies soll dann auch für andere Formen gelten (z.B. per E-Mail, Telefonkonferenz).

Der Gesetzgeber hat mittlerweile Erleichterungen beschlossen, um Beschlüsse auch außerhalb von Präsenzversammlungen fassen zu können. Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie sieht vor, dass der Vorstand auch ohne Satzungsgrundlage es den Mitgliedern ermöglichen können soll, an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und die Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation (z.B. per E-Mail oder Telefax) auszuüben oder ohne Teilname an der Mitgliederversammlung ihre Stimme vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben. Außerdem ist es möglich, einen Beschluss der Mitglieder ohne Versammlung fassen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Die Regelungen sind am 28.03.2020 in Kraft getreten und galten zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die im Jahr 2020 stattfinden. 

Die Bundesregierung hat am 14.10.2020 eine Verlängerung dieser Regelungen bis Ende 2021 beschlossen.

Ursprünglich war im COVID-19-Abmilderungsgesetz nur vorgesehen, dass den Mitgliedern die Möglichkeit einzuräumen war, an einer Mitgliederversamlung im Wege elektronischer Kommunikation teilzunehmen. Voraussetzung hierfür war, dass auch eine Mitgliederversammlung in Präsenzform einberufen werden musste. Ab dem 28.02.2021 ist es jetzt auch möglich, dass der Vorstand auch ohne Satzungsgrundlage vorsehen kann, dass die Mitglieder auf elektronischem Wege teilnehmen und ihr Stimmrecht ausüben können oder dies sogar müssen.

Umstritten war, ob diese Regelungen, die ausdrücklich für die Mitgliederversammlungen bzw. Beschlussfassungen durch die Mitglieder gelten, auch für Vorstände und andere Vereinsgremien gelten.

Mittlerweile ist das COVID-19-Abmilderungsgesetz um die Klarstellung ergänzt worden, dass die Vorschriften zur virtuellen bzw. hybriden Mitgliederversammlung, zur vorherigen schriftlichen Stimmabgabe und zu Mehrheitsentscheidungen im Umlaufverfahren auch für Vorstände und andere Organe des Vereins (z.B. Beiräte, Ehrenräte) gelten. Diese Regelung tritt aber erst am 28.02.2021 in Kraft.

(Stand: 14.01.2021; Quelle: https://www.bmjv.de,

https://community.beck.de/2020/10/16/verlaengerung-der-gesellschaftsrechtlichen-covid-19-sonderregeln-beschlossen)

Durchführung von Mitgliederversammlungen - Voranmeldung der Mitglieder

Wenn Präsenz-Mitgliederversammlungen wieder zulässig sind, kann dann von Mitgliedern verlangt werden, dass sie sich zuvor anmelden und registrieren, um die Raumgröße zu kalkulieren, und können Mitglieder abgewiesen werden, die sich vorher nicht angemeldet haben?

Wenn die Durchführung von Mitgliederversammlung als Präsenzversammlungen wieder zulässig ist, dürfte für eine Übergangszeit Voraussetzung sein, dass erforderliche Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen beachtet werden. Dazu zählt zum Beispiel die Einhaltung von Abstandsregeln, aber auch die Dokumentation der Teilnehmer*innen, um eine Rückverfolgung sicherzustellen. Die Datenerfassung dürfte auch ohne ausdrückliche Satzungsgrundlage zulässig sein . Zum einen kann sich die Datenerfassung bereits aus dem Vereinsrecht ergeben. Danach ist es erforderlich, die Teilnahme der Mitglieder an der Mitgliederversammlung zu dokumentieren (z.B. um das Teilnahme- und Stimmrecht zu dokumentieren). Die Datenverarbeitung dürfte darüber hinaus zulässig sein, weil sie nach Artikel 6 Abs. 1 c) DSGVO aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche (=Verein) unterliegt. Die rechtliche Verpflichtung ergibt sich aus der Corona-Schutzverordnung NRW (§ 2a CoronaSchVO NRW). Ziel ist es, Infektionsketten nachverfolgen zu können, um die Weiterverbreitung des Corona-Virus zu verhindern. Die Mitglieder sind darüber zu informieren, dass ihre Daten im Fall eines positiven Falls von Corona unter den anwesenden Mitgliedern an das zuständige Gesundheitsamt weitergegeben werden.

Die Fragen, ob eine Registrierung auch im Vorfeld zulässig ist und zudem mit der Folge, dass Mitglieder, die sich nicht angemeldet haben, wegen fehlender Raumkapazitäten abgewiesen werden dürfen, können nicht abschließend beantwortet werden.

Grundsätzlich gilt: Es muss allen Mitgliedern ermöglicht werden, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Denkbar ist, dass ein Mitglied sich zunächst nicht angemeldet hat, weil zum Beispiel eine Teilnahme aufgrund anderweitiger Termine nicht in Frage kam. Hat sich zwischenzeitlich der anderweitige Termin erledigt, könnte sich das Mitglied entscheiden, nun doch an der Mitgliederversammlung teilzunehmen.

Es bestehen Zweifel, ob es zulässig ist, nicht angemeldete Mitglieder dann vor Ort abzuweisen, da hiermit die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts verhindert wird . Es besteht die Gefahr, dass ein abgewiesenes Mitglied gefasste Beschlüsse oder vorgenommene Wahlen anficht. Die Mitglieder sollten bei der Aufforderung zur Anmeldung darauf hingewiesen werden, dass die Abfrage mit dem Ziel erfolgt, die Raumkapazitäten zu klären. Gegebenenfalls sollte ein räumlicher Puffer berücksichtigt werden, um auch nicht angemeldeten Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen.

Kann der Vorstand die Einberufung einer Mitgliederversammlung verschieben oder eine bereits einberufene Mitgliederversammlung absagen?

Aufgrund der bestehenden behördlichen Kontaktbeschränkungen und der mit der Durchführung von Zusammenkünften größerer Menschenansammlungen verbundenen gesundheitlichen Gefahren können Mitgliederversammlungen z. Zt. nur sehr eingeschänkt als Präsenzversammlungen durchgeführt werden.

Fraglich ist, ob eine Aussage in der Satzung, wonach zum Beispiel die Versammlung innerhalb der ersten drei oder sechs Monate abzuhalten ist, dem entgegensteht. Hierbei dürfte es sich lediglich um eine sogenannte Organisationsvorschrift handeln. Eine Nichtbeachtung dürfte nicht dazu führen, dass Entscheidungen, die bei späteren Versammlungen getroffen werden, unwirksam oder nichtig wären. Diese würde ansonsten zu der absurden Situation führen, dass nach Ablauf der Frist keine ordentliche Mitgliederversammlung mehr abgehalten werden könnte, auf der wirksame Beschlüsse gefasst werden können. Die Vorschrift soll lediglich den Vorstand anhalten, zeitnah zu Beginn des Jahres eine Versammlung abzuhalten.

Ferner könnte die Frage aufgeworfen werden, ob der Vorstand sich schadensersatzpflichtig macht, wenn er keine Mitgliederversammlung einberuft. Dann müsste dem Verein durch die Nichtabhaltung ein Schaden entstehen. Dies setzt wiederum ein schuldhaftes Verhalten voraus und kann nur im Einzelfall beurteilt werden. Eine Einberufungspflicht könnte bestehen, wenn die Satzung zwingend die Mitwirkung der Mitgliederversammlung vor Abschluss bedeutender Geschäfte vorsieht und diese anstehen (zum Beispiel im Zusammenhang mit der Aufnahme von Darlehen).

Der Gesetzgeber hat zwischenzeitlich reagiert und Erleichterungen für Vereine im Hinblick auf Beschlussfassungen erlassen. Wegen der Einzelheiten wird auf die zusammenfassende Darstellung zum Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie verweisen. Sollte eine Mitgliederversammlung bereits einberufen worden, aber deren Durchführung als Präsenzversammlung nicht möglich sein, ist die Absage der Versammlung möglich. Die Mitgliederversammlung kann durch das Organ, welches eingeladen hat, auch wieder abgesagt werden, solange die Versammlung noch nicht eröffnet wurde. Die Absage sollte in derselben Form vorgenommen werden wie die Einberufung. Es dürfte verfrüht sein, jetzt schon zu entscheiden, die Mitgliederversammlung in diesem Jahr komplett auszusetzen. Gegebenenfalls kann die Mitgliederversammlung als virtuelle Versammlung durchgeführt oder Beschlüsse im Wege des erleichterten Umlaufverfahrens herbeigeführt werden. 

Kann die Mitgliederversammlung im Jahr 2021 komplett ausfallen?

Bei der Frage, ob und zu welchem Zeitpunkt eine Mitgliederversammlung einzuberufen ist, kommt es darauf an, was die Satzung dazu sagt. Wenn die Satzung zum Beispiel besagt, dass jährlich eine Mitgliederversammlung stattfinden sollte, dann steht dem Einberufungsorgan ein gewisser Spielraum zu. Wenn die Satzung vorsieht, dass in jedem Jahr eine Mitgliederversammlung stattzufinden hat, dann ist die Beantwortung schon schwieriger. Danach der Corona-Schutzverordnung die Durchführung von Mitgliederversammlungen in eingeschränktem Umfang zulässig ist, sollte das Einberufungsorgan die Einberufung sehr wohl in Erwägung ziehen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn dringende Entscheidungen anstehen oder aber die Amtszeit des Vorstands abgelaufen ist und der Vorstand nicht weiter im Amt bleiben möchte. Eine dringende Entscheidung könnte zum Beispiel die Beschlussfassung über eine Darlehensaufnahme sein. Allerdings könnten dabei auch Beschlussfassungen in Form der virtuellen Mitgliederversammlung oder der Mehrheitsentscheidung im Umlaufverfahren nach dem COVID-19-Abmilderungsgesetz in Erwägung gezogen werden.

Wenn keine dringenden Entscheidungen anstehen und die Amtszeit des Vorstands im Jahr 2021 nicht abläuft oder der Vorstand bereit ist, trotz abgelaufener Amtszeit weiterhin im Amt zu bleiben, dann dürfte es unschädlich sein, die üblichen Tagesordnungspunkte wie Entgegennahme des Jahresabschlusses und des Kassenprüfberichts sowie Entlastung des Vorstands auf das kommende Jahr zu verschieben. Dabei handelt es sich dann zwar um eine nicht satzungskonforme, sondern eher pragmatische Lösung, bei der ein Schaden für den Verein aber nicht zu erwarten sein dürfte.

Mittlerweile hat auch der Gesetzgeber auf die Diskussion reagiert und im COVID-19-Abmilderungsgesetz klargestellt, dass der Vorstand nicht verpflichtet ist, die in der Satzung vorgesehene ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen und die Durchführung der Mitgliederversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation für den Verein oder die Vereinsmitglieder nicht zumutbar ist. Die Regelung ist offiziell am 28.02.2021 in Kraft getreten und gilt zunächst bis zum Ende des Jahres 2021.

Wenn im letzten Jahr die Mitgliederversammlung ausgefallen ist, müssen dann in diesem Jahr zwei separate Veranstaltungen durchgeführt werden oder können die Mitgliederversammlungen 2020 und 2021 praktisch zusammengelegt werden?

Es gibt i. d. R. keine Notwendigkeit, zwei Mitgliederversammlungen getrennt nach Jahren durchzuführen. Es ist vielmehr ausreichend, wenn die jeweiligen Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden.

In Satzungen ist vielfach formuliert, dass jedes Jahr eine "ordentliche" Mitgliederversammlung stattzufinden hat. Daraus folgt aber nicht das Erfordernis, dass „für“ jedes Jahr eine Mitgliederversammlung durchzuführen ist. Eine Mitgliederversammlung ist vom Wortsinn her jede Versammlung der Mitglieder. Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen ordentlichen und außerordentlichen Mitgliederversammlungen. Entscheidend ist vielmehr, dass die Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung beachtet werden. In der Mitgliederversammlung 2021 können dann die Tagesordnungspunkte der im Jahr 2020 ausgefallenen Mitgliederversammlung mit den Tagesordnungspunkten des Jahres 2021 zusammengelegt und gemeinsam behandelt werden. 

Beispiel:

TOP 1 Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
TOP 2 Entgegennahme Geschäftsbericht 2019
TOP 3 Entgegennahme Kassenprüfbericht 2019
TOP 4 Entlastung des Vorstands für das Jahr 2019
TOP 5 Entgegennahme Geschäftsbericht 2020
TOP 6 Entgegennahme Kassenprüfbericht 2020
TOP 7 Entlastung des Vorstands für das Jahr 2020
TOP 8 . . . 

Wie plant man eine digitale Mitgliederversammlung?

DOSB, dsj und DSM haben einen gemeinsamen Leitfaden mit Informationen und Hilfestellungen zum Umgang mit der Konzeption, Planung und Durchführung von digitalen Mitgliederversammlungen erarbeitet:

Leitfaden Digitale Mitgliederversammlungen

Eine Checkliste bezüglich der rechtlichen Aspekte finden Sie hier: bitte klicken!

Inhalte als Audiodatei laden

Digitale MV organisieren

Was ist dabei zu beachten?
Bitte hier klicken!

In der aktuellen Situation werden viele Sport-Angebote von Vereinen und Übungsleitern online angeboten.

-> Dieses Handout soll dir helfen, die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten um ein ansprechendes Ergebnis zu erzielen und um teils auch juristisch relevante Fehler zu vermeiden.

Weiterführende Links

Örtliche Gesundheitsämter geben Auskunft!

Sportvereine sollten sich bei Fragen zur Coronavirus – Problematik an die örtlichen Gesundheitsämter wenden.
Das zuständige Gesundheitsamt (bundesweit) kann über den folgenden Link gefunden werden:
tools.rki.de/PLZTool/

DOSB: INFORMATIONEN ZUM CORONAVIRUS

Bitte klicken Sie auf den nachfolgenden Link:

DOSB - Coronavirus

Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA)

WeitereInformationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zum neuartigen Coronavirus werden von der BZgA auf den folgenden Seiten angeboten: 
bzga-k.de/corona-faq-videos

Infografiken mit Hygienetipps

Infografiken mit Hygienetipps

Weiterführende Links

NRW - Bürgertelefon zum Corona-Virus

Für Nordrhein-Westfalen ist eine neue Rufnummer für das Bürgertelefon zum Corona-Virus: 0211 / 9119 1001 eingerichtet worden.