1. Schritt: WhatsApp einrichten

Will man WhatsApp mobil nutzen, muss man zunächst die WhatsApp-Applikation (App) herunterladen. Diese gibt es kostenlos im entsprechenden App-Store (abhängig vom verwendeten Smartphone-Betriebssystem: z.B. Google Play-Store bei Android und App-Store bei Apple-Geräten).

Wenn man den Installationsbutton drückt, wird angezeigt, welche Berechtigungen WhatsApp einfordert. Hierzu gehören der Zugriff auf die Bildergalerie (um Fotos verschicken zu können) oder das Mikrofon (um Sprachnachrichten aufnehmen zu können). Man sollte diese Abfrage bestätigen, damit WhatsApp ohne Einschränkungen genutzt werden kann.

Um sich per WhatsApp mit anderen Nutzern auszutauschen, müssen die Gesprächspartner ebenfalls WhatsApp installiert haben. Bevor man per WhatsApp mit anderen kommuniziert, muss man prüfen, ob diese auf ihrem Smartphone auch WhatsApp nutzen.

Wenn man die Nutzer, mit denen man sich per WhatsApp austauschen möchte, nicht in der Favoriten-Ansicht (bzw. „Kontakte wählen“-Ansicht bei Android-Geräten) sieht, muss man deren Mobiltelefonnummer in sein Telefonadressbuch als Kontakt hinzufügen:

1. Geben Sie den Namen des Kontakte und dessen Mobilnummer an. Prüfen Sie, ob Sie die Nummer richtig eingegeben haben.
2. Öffnen Sie WhatsApp erneut und prüfen, ob in der Favoriten-Liste (oder unter „Kontakte wählen“-Liste bei Android) der neue Kontakt gelistet wird

2. Schritt: Eine WhatsApp-Gruppe gründen

Um mit Vereinsmitgliedern per WhatsApp in Kontakt zu treten, können Sie eine Gruppe gründen.

Bei iOS-Geräten muss man hierfür in der App oben rechts auf das kleine Notizzettel-Symbol tippen. Bei Android-Telefonen drückt man auf den Menü-Button und wählt das Feld „Neue Gruppe“.

Anschließend können Sie der Gruppe Teilnehmer (Mitglieder) hinzufügen. Einfach auf die Namen tippen, die Mitglied in der Gruppe werden sollen.

Nun geben Sie für Ihre Gruppe einen Namen ein. Optional können Sie auch ein Gruppenbild auswählen. Der Gruppenname und das Bild können von allen Gruppenmitgliedern gesehen werden.

Zum Abschluss muss nur noch auf den grünen Haken getippt werden und schon ist die neue WhatsApp-Gruppe gegründet.

3. Schritt: Vereinsmitglieder über die Vereins-WhatsApp-Gruppe informieren

Wenn Sie eine WhatsApp-Gruppe als Sportverein eingerichtet haben, sollten Sie über dieses Angebot informieren, z.B. per Mail, auf der Homepage (in redaktioneller Form oder durch Einbindung eines „Mitgliedschafts-Link“), per Vereinszeitung, im Vereinsschaukasten und auf Social Media-Präsenzen des Vereins (Facebook, Twitter & Co.).  

Die Aufnahme in eine WhatsApp-Gruppe des Vereins kann man auch so organisieren, dass jedes an dem Angebot interessierte Vereinsmitglied seine Handynummer per Mail an eine Kontakt-Mailadresse beim Verein (z.B. kontakt@nrwsportverein.de) schickt. Mit dem Versand der Kontaktdaten erteilt das Mitglied die Zusage, vom Verein in die Gruppe aufgenommen zu werden.

Achtung! WhatsApp-Gruppen im Sportverein sind seit Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung mit Vorsicht zu genießen!
Die Einrichtung von WhatsApp-Gruppen durch den Verein oder Vereinsbeauftragte (z.B. Übungsleiter) ist aus Juristensicht mit der seit 25. Mai 2018 gültigen EU-Datenschutzgrundverordnung nicht mehr vereinbar. Wenn ein Sportverein auf Nummer sicher gehen will, sollte der Administrator einer WhatsApp-Gruppe kein offizieller Vereinsvertreter (z.B. Übungsleiter) sein.