Marketing bei Veranstaltungen

Warum können Veranstaltungen vor dem Beginn scheitern?

Bei der Planung einer Veranstaltung ist eine möglichst ruhige Herangehensweise vorteilhaft. Vorrangig sollten Sie sich aber vom ersten Moment an bewusst sein, dass eine ganze Reihe wichtiger Details zu beachten sind. Genauso entscheidend ist es sich klar zu machen, dass eine Veranstaltung nicht "mal so nebenher" organisiert werden kann.

Häufige Gründe für das Scheitern von Veranstaltungen sind:

• Veranstaltungsziel und -zweck sind unklar.
• Organisator fehlen wesentliche Plandaten zur Vorbereitung.
• Zur Verfügung stehende Vorlaufzeit zur Planung ist zu kurz.
• Organisator fehlt die Zeit, kümmert sich nur unregelmäßig um die Organisation.
• Terminwahl ist unglücklich, überschneidet sich mit anderen Ereignissen.
• Veranstaltung wird Teilnehmern viel zu spät bekanntgegeben.
• Beteiligung an Veranstaltungsplanung ist geringer als gedacht.
• Zu viele Aufgaben müssen von einer Person bewältigt werden.
• Verbindliche Zusagen interner Mithilfen sind nicht zu bekommen.
• Kontakte zu externen und qualifizierten Mithilfen sind nicht vorhanden.
• Vereinsintern ändern sich stets die Anforderungen an die Veranstaltung.
• Vorgegebenes Budget wird nicht eingehalten, ungeplante Kosten treten auf.
• Die Erfolgserwartungen für Ihre Veranstaltung waren zu hoch angesetzt.

Die erfolgreiche Planung einer Veranstaltung baut niemals auf Zufall auf. Im Gegenteil: organisiertes und systematisches Vorgehen ist entscheidend für das Resultat einer Veranstaltung. Von Beginn an muss klar sein, dass die Definition der Ziele ausschlaggebend für die anzusprechende Zielgruppe sowie für die Festlegung des Programmablaufs ist. Das Ziel der Teilnehmeranzahl ist für die Wahl des Veranstaltungsortes bestimmend, wie auch die Raumausstattung sowie die notwendige Technik. Berücksichtigen Sie: Wer eine Veranstaltung planen will, benötigt konkrete und stichhaltige Vorgaben von der Vereinsführung!