Um solche Probleme im Vereinsleben weitestgehend zu vermeiden, muss im Rahmen der Aufbauorganisation eines Vereins geklärt werden, welche gegenseitigen Informationspflichten zwischen den einzelnen Stellen der Organisation bestehen. Dabei ist festzulegen, wer wen zu welchem Zeitpunkt auf welche Weise zu unterrichten hat. Eine solche Formalisierung dient vor allem zu Kontrollzwecken sowie zur Sicherung der Kontinuität, wenn wichtige Amt- oder Funktionsträger den Verein verlassen.