Die acht Gestaltungskriterien

1) Gute Vorbereitung und Werbung / Informationen
Jugendvollversammlungen sollten in jedem Jahr in etwa zur gleichen Zeit stattfinden. Eine Jugendvorstandssitzung sollte die Vorbereitungsphase einläuten. Wichtige Themen werden gesichtet und festgehalten, um sie im weiteren Verlauf der Arbeit so zu füllen, dass sie während der Versammlung gut vorbereitet eingebracht werden können.

Die bis dahin eher zufällig erlangten Informationen der Kinder und Jugendlichen des Vereins werden jetzt systematisch zusammengefasst, also Kritiken, Wünsche, Unzufriedenheiten und Ideen notiert.

Falls das etwas vernachlässigt wurde, wird jetzt das Gespräch mit allen Kindern und Jugendlichen des Vereins gesucht.

Es wird eine Vorklärung getroffen, welche Personen erneut für die Vorstandsarbeit bereit stehen. Es wird beraten, welche neuen Kinder und Jugendlichen für die Mitarbeit im Vorstand und in den Unterausschüssen (z. B. Fahrten, Feste, Öffentlichkeitsarbeit, ....) interessiert und gewonnen werden können. Mit diesen werden entsprechende Vorgespräche geführt.

Genauer Termin und Ort wird festgelegt und dabei sollten einige Kriterien beachtet werden:

• Die Versammlung soll vor Einbruch der Dunkelheit beendet sein
• Der Versammlungsort sollte den Kindern und Jugendlichen aus anderen Veranstaltungen bekannt sein
• Der Ort sollte mit dem Fahrrad gut erreichbar sein
• Der ausgewählte Tag sollte nicht in den Ferien liegen und nicht mit Wettkämpfen oder anderen Konkurrenzveranstaltungen des Vereins oder der Gemeinde kollidieren.
• Der Versammlungsraum soll eine kind- und jugendgerechte Atmosphäre bieten, was die Gestaltung, die Sitzmöglichkeiten, die Musikuntermalung, etc. betrifft

Neben der offiziellen Ankündigung der Jugendvollversammlung (entsprechend der Vorgaben aus der Jugendordnung) sollten weitere Möglichkeiten des Bekanntmachens der Versammlung gewählt werden. Die einzelnen Übungsleiter/innen der Gruppen sollten mündlich Werbung machen, eventuell können die Jugendvorstandsmitglieder auch die Übungsgruppen besuchen, dort die Einladungen verteilen (das hilft zudem Porto zu sparen) und Informationen geben sowie eventuell auftretende Fragen beantworten.

Das Einladungsschreiben als solches muss zwar formal korrekt abgefasst sein, kann aber durch ein gelungenes Lay-Out aufgelockert werden.

2) Transparenz, Überschaubarkeit, Verständlichkeit
Schon im Einladungsschreiben sollten all jene Worte vermieden werden, die mit Bürokratie und Formalismus assoziiert werden. Niemand zwingt uns, steife Begriffe wie "Aussprache zu den Berichten der Vorstandsmitglieder" zu verwenden oder "Entlastung", genauso, wie die Abkürzung für Tagesordnungspunkte "TOP`s" aufzulisten.

Auch während der Jugendvollversammlung sollte auf unverständliche Begriffe, Abkürzungen und Fremdworte verzichtet werden. Die*der Versammlungsleiter*in hat die Aufgabe, in solchen Fällen zu übersetzen und auf die Redner*innen einzuwirken, ihren Sprachstil dem Publikum anzupassen.

Es muss deutlich gemacht werden, dass in vielen Fällen Unverständlichkeit und mangelnde Durchsichtigkeit ganz gezielt als Macht- und Herrschaftsinstrument, zum Einschüchtern und zum Vorenthalten wichtiger Informationen eingesetzt werden.

Der geplante Ablauf der Versammlung soll in seinen Schritten allen Versammlungsteilnehmer*innen vor Augen geführt werden, möglichst visualisiert auf einer Tafel oder Wandzeitung. Auch der zu erwartende Zeitumfang könnte dabei gleich mit angegeben werden, so dass die Teilnehmenden in jeder Phase ausreichend orientiert sind.

Die wichtigen Hintergrundinformationen zu den einzelnen parlamentarischen Vorgängen wie z. B. den Anträgen zur Geschäftsordnung sollten anschaulich erklärt werden.

Bedeutsam ist dieses Kriterium der Anschaulichkeit und Verständlichkeit auch aufgrund der Unterschiedlichkeit der Versammlungsteilnehmer/innen. Ca. 8-jährige als die Jüngsten bis hin zu 27-jährigen als die vermutlich ältesten, stimmberechtigten Kinder, Jugendlichen und jungen Volljährigen sollen gleichermaßen von der Versammlung angesprochen werden. In wesentlichen Phasen des parlamentarischen Ablaufes können Differenzierungen nicht vorgenommen werden, alle müssen gleichzeitig am Prozess beteiligt werden. Ähnliche Überlegungen müssen angestellt werden, wenn Kinder und Jugendliche nicht deutscher Herkunft mitmachen und aufgrund sprachlicher Nachteile nicht alles auf Anhieb verstehen. Es ist insgesamt angeraten, langsam zu sprechen und wichtige Aussagen zu wiederholen.

3) Lebendigkeit, Methodenvielfalt
Zur Herstellung einer lebendigen Versammlungsatmosphäre sind einige Grundregeln hilfreich:

Keine Phase sollte länger als 20 Minuten umfassen. (Danach sollte der Inhalt wechseln, eine andere Methode eingesetzt werden oder falls beides nicht möglich ist, zumindest eine kleine Spiel- und Bewegungspause eingelegt werden.)

Informationen sollten immer auch visualisiert werden. (Wandzeitungen und Folien, sowie kurze Ausschnitte aus Video-Filmen fördern die Aufmerksamkeit.)

Gerade Diskussionsrunden können gut aufgelockert werden (zumal wenn sich daran nur eine kleine Gruppe beteiligt), indem kurz entschlossen Kleingruppen gebildet werden, Paargespräche eingeschoben oder Ideensammlungen per Moderation vorgenommen werden.

Jede/r sollte sich selbst kontrollieren, nicht länger zu sprechen als unbedingt notwendig und sich gleichermaßen aufgefordert fühlen, in schleppend verlaufenden Phasen Impulse zu geben.

Lebendigkeit kann auch durch das Element "Unerwartetes" erreicht werden: Warum z. B. nicht einmal "Monopoli-Geld" verteilen, um den Umfang der Jugendkasse anschaulich zu machen?

4) Umgangsformen , Respekt, Kommunikation
Die Regeln für ein produktives Gesprächsklima können zu Beginn der Sitzung als Wünsche von der Versammlungsleitung geäußert und dann deutlich sichtbar im Raum ausgehängt werden.

Jede Form von Regelverstoß sollte freundlich, aber konsequent geahndet werden, weil letztlich alle darunter leiden, wenn z. B. ständig Unruhe herrscht.

Umgangsregeln:

• sich ausreden lassen
• zunächst zuhören, das Ausgesagte zu verstehen versuchen
• keine persönlichen Diffamierungen/Beleidigungen aussprechen
• keine Zwischengespräche führen
• Ärger offen aussprechen anstatt im Anschluss an die Versammlung zu meckern
• Wortbeiträge nicht bewerten, niemanden bloßstellen oder auslachen
• "Fragen" nicht als dumm diffamieren, sondern als wichtige Bestandteile einer Versammlung wertschätzen

5) Atmosphäre, Raumgestaltung
Zunächst einmal sollten die üblichen Anforderungen an einen Versammlungsraum erfüllt sein (angenehme Temperatur, Tageslicht und ein Sitzplatz für jede Person).

Die Anordnung der Stühle sollte kommunikationsförderlich sein und um Wechsel der Gesprächsformen zu ermöglichen, sollte auf Tische verzichtet werden und sollten die Stühle beweglich sein.

Die Wände können mit Plakaten oder Fotos vergangener Veranstaltungen geschmückt werden. In den Ecken gibt es Tische mit Getränken, Süßigkeiten/Kuchen, wo sich vor/nach der Versammlung und während der Pause bedient werden kann.

Zum Wohlfühlen trägt die persönliche Begrüßung beim Eintreffen bei, ebenso die angenehme Musik und die freie Platzwahl. Falls gewünscht, kann auch eine Art Kennenlernen- oder Vorstellungshase der Versammlung vorausgestellt werden.

6) Zeitliche Gestaltung und Begrenzung
Eine Jugendversammlung sollte 90 Minuten im Umfang nicht überschreiten, je jünger die Kinder und Jugendlichen sind, um so früher wird ihre Konzentrationsfähigkeit nachlassen.

Im Vorfeld sollten für die einzelnen Phasen Höchstzeiten vorgesehen werden, so dass Besprechungspunkte eventuell auch abgebrochen werden können, wenn die Mehrheit der Versammlung dem zustimmt. Lieber einen Punkt nicht zu Ende diskutieren oder auf einen formellen Beschluss zu einem Problem verzichten, als dass die letzten Punkte in der allgemeinen Unruhe untergehen oder die ersten Teilnehmer/innen die Versammlung vorzeitig verlassen. Die Wichtigkeit des Methodenwechsels zwischen den Phasen und Tagesordnungspunkten wurde bereits an anderer Stelle angemerkt.

7) Überraschungen, Abwechslung, Rahmenprogramm
Jugendversammlungen sind sicher keine geselligen Veranstaltungen, was aber nicht ausschließt, einige Elemente kultureller Arbeit mit aufzunehmen. Spiele und Sport auf der Wiese, ein Grillabend, Musik und Gespräche am Lagerfeuer, das alles kann in direktem Anschluss an eine Jugendversammlung vorgesehen werden.

Und auch als Einstimmung in den Nachmittag kann eine Großgruppenspielaktion geplant werden. In einer Pause könnte eine erfolgreiche Vereinsgruppe einen Kurzauftritt zeigen und anschließend als fester Programmteil der Jugendversammlung sind Ehrungen für erfolgreiche, zuverlässige, faire Sportler/innen aus Kinder- und Jugendmannschaften durchführbar. Ebenso könnten die freiwillig und ehrenamtlich mitarbeitenden Jugendlichen des Jugendvorstandes oder die Helfer*innen im Übungsbetrieb geehrt werden, es könnte versucht werden, die*den Bürgermeister*in für die Durchführung der Ehrung zu gewinnen.

Als Überraschung könnte an diesem Nachmittag das neue Vereinslogo präsentiert werden, die Gewinner*innen eines Ideenwettbewerbes ausgelost werden oder die neueste Ausgabe der Vereinszeitung verteilt werden. Alle diese Maßnahmen haben zum Ziel, dass diejenigen Kinder und Jugendlichen, die nicht an der Versammlung teilnehmen, erkennen, dass sie etwas verpassen.

8) Umsetzung der Beschlüsse und Ergebnisse
Jugendversammlungen müssen auch danach beurteilt werden, wie wirksam diese sein können im Sinne von Verbesserung der Bedingungen des Vereinslebens für Kinder und Jugendliche. Denn junge Menschen sind in erster Linie nicht an Mitbestimmung aus Prinzip interessiert, letztlich geht es nur um die Ergebnisse. Die Zufriedenheit mit den Sport- und Freizeitangeboten, mit den Qualifikationen der Übungs- und Jugendleiter*innen, mit der technischen Ausstattung der Sporthallen - nach wird die Qualität des Sportvereins bewertet. Bietet dieser möglichst optimale Bedingungen, um die eigenen Sport- und Freizeitbedürfnisse zu befriedigen, das ist die entscheidende Frage.

Daraus folgt, dass versucht werden muss Kritik und Vorschläge der jungen Menschen auch ernsthaft umzusetzen. Wenn hingegen nichts Handfestes dabei herauskommt, werden Jugendliche im nächsten Jahr eventuell nicht mehr an der Jugendversammlung teilnehmen.

Und weil nicht alle Anregungen und Veränderungsvorschläge geeignet sind, tatsächlich umgesetzt zu werden, sollten während der Versammlung keine Versprechungen gemacht werden, die dann nicht eingehalten werden können.

Auch sollte der Jugendvorstand während der neuen Amtszeit versuchen, Kontakt mit den Kritikern*innen und Vorschlaggebern*innen zu halten, um diese über den jeweiligen Stand der Umsetzungs- und Veränderungsbemühungen zu informieren und um auch offen zu legen, warum eine gute Idee (bis jetzt) nicht umgesetzt werden konnte.